บทที่ ๖ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

              จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ 

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือเรียกสั้นๆ ว่า e-Mail หมายถึง จดหมายหรือข้อความที่ส่งถึงกันผ่านระบบเครือข่าย เราสามารถส่งจดหมายไปให้ผู้รับซึ่งเป็นสมาชิกของระบบอินเทอร์เน็ตได้โดยไม่จำกัดสถานที่และเวลา จดหมายจะส่งถึงปลายทางอย่างรวดเร็วภายในเวลาไม่กี่วินาที หรืออาจจะส่งจดหมายฉบับเดียวไปถึงผู้รับหลายคน ในเวลาเดียวกันก็ได้ ทั้งผู้รับและผู้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีที่อยู่เพื่อใช้ในการอ้างอิงการส่งและรับจดหมาย

โปรโตคอลที่ทำงานเกี่ยวกับอีเมล 

การทำงานทั่วๆไปของอีเมลโดยสรุปมีเพียง 2 ประเภท คือกานส่งอีเมล และการรับอีเมล์โดย    โปรโตคอล SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) จะใช้จะที่User agent ส่งอีเมล์ มาที่MTA (เฉพาะแบบoffline)และใช้ขณะรับและส่งอีเมลระหว่างMTA(Mail Transfer Agent) ด้วยกัน สำหรับการใช้เมลแบบ offline คือเครื่องที่ผู้ใช้ใช้อ่านเมลไม่ได้ต่อกับเครื่องที่มีเมล์บ็อกซ์ตลอดเวลา อาจเลือกดาวน์โหลดเมล์มาเก็บไว้ที่เครื่องของตัวเอง โดยจะมีโปรโตคอลที่เกี่ยวข้องอยู่ 2 แบบ คือ โปรโตคอลPop(Post Office Protocol) และIMAP(Internet Message Access Protocol) ซึ่งจะทำหน้าที่ดาวน์โหลดหรืออัพโหลดอีเมล์จากเครื่องของผู้ใช้ไปยังเครื่องที่มีMTA อยู่

                  

องค์ประกอบและโปรโตคอลต่างๆที่ใช้งานอยู่ในระบบการทำงานของอีเมลล์

ประเภทของ e-mail

    e-mail มี  3  ประเภท  คือ

1. POP  (Post Office Protocol Version)

POP จะมีการทำงานในแบบที่เรียกว่า Offline Model กล่าวคือเวลาทำงาน E-mail Client จะเชื่อมต่อกับ Mail Server จากนั้นจะ Download และลบ E-mail ออกจาก Server หรือDownload เพียงอย่างเดียวแล้วทิ้ง E-mail ไว้บน Server ภายหลังจากที่ E-mail ถูกDownload มาที่เครื่อง Client เรียบร้อยแล้ว Client จะตัดการเชื่อมต่อออกจาก Server หลังจากนั้น E-mail จะถูก Process ที่เครื่อง Client ทั้งหมด ข้อได้เปรียบของการทำงานแบบนี้ก็คือ Clientแต่ละเครื่องใช้เวลาในการเชื่อมต่อกับเครื่อง Mail Server น้อยมากอีกทั้งยังต้องการเนื้อที่เก็บ E-mail บน Server น้อยด้วยเช่นกัน แต่ข้อเสียก็คือไม่สามารถอ่าน E-mail จาก Client เครื่องอื่นได้อีกหากว่าเรา Set ให้ลบ Mail บน Server หลังจาก Download เสร็จ หรือ ไม่สามารถบอกได้ว่าMail ฉบับไหนเคยอ่านไปแล้วบ้าง หากเรา Set ค่าแบบ ให้ทิ้ง E-mail ไว้บน Server อีกประการหนึ่งคือเครื่อง Client จะต้องมีประสิทธิภาพสูงเนื่องจากเป็นผู้ Process E-mail ด้วยตนเอง

2. IMAP  (Internet Message Access Protocol Version)

IMAP จะมีการทำงานในแบบที่เรียกว่า Online Model ผสานกับ Disconnected Model กล่าวคือ การจัดการและการ Process E-mail ทั้งหมดจะถูกจัดการที่ Server เพียงอย่างเดียว Clientมีหน้าที่เพียงแค่อ่าน E-mail หรือส่งคำสั่งไป Process E-mail บน Server เท่านั้น แบบนี้มีข้อดีก็คือท่านสามารถอ่าน E-mail จากที่ใดก็ได้ เนื่องจาก E-mail จะถูกเก็บอยู่ใน Server เสมอ และจะมีสถานะบอกด้วยว่า E-mail ฉบับใดมาใหม่ ฉบับใดมีการอ่านหรือตอบกลับไปแล้ว แต่ข้อเสียก็คือServer จะต้องเป็นเครื่องที่มีประสิทธิภาพสูง และในระหว่างการอ่านหรือ Process E-mail เครื่องClient จะต้องเชื่อมต่อกับ Server ตลอดเวลา ดังนั้นจึงทำงานได้ช้ากว่าแบบ POP

3. WEB Based 

Web Base Mail เช่น อีเมล์ของ hotmail.com, chaiyo.com ซึ่งหากต้องการใช้งานอีเมล์เหล่านี้ จะต้องใช้งานโดยผ่านทางเว็บบราวเซอร์ เช่น Internet Explorer, Firefox ก็สามารถเข้าเช็คอีเมล์หรือเขียนอีเมล์ได้อย่างสะดวก ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเราเสมอไป เพราะโปรแกรมอีเมล์ดังกล่าวได้ถูกสร้างขึ้นด้วยเทคโนโลยี Web-based Application ที่ใช้โปรแกรมเว็บบราวเซฮร์เป็นเครื่องมือในการเปิดโปรแกรมใช้งาน จึงทำให้โปรแกรมอีเมล์สามารถทำงานได้เหมือนกับการเข้าไปดูเว็บไซต์ทั่วไป

รูปแบบของอีเมล์ และอีเมล์แอดเดรส

E-mail address : ที่อยู่การส่ง E-mail   

<user name> @ domain name

sakda@kku.ac.th 

ต้องไม่มี  ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่,  เว้นวรรค  

   มีส่วนประกอบ 3 ส่วน

Username : ชื่อผู้ใช้

เครื่องหมาย : @  เรียกว่า assign  อ่านออกเสียงว่า “at”  

domain name : ชื่อสถานีรับ-ส่ง E-mail

ประเภทของอีเมล

     อีเมลได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นในการสื่อสารของใครยุคปัจจุบัน สำหรับผู้ใช้อินเทอร์เน็ตเพราะ สะดวก ประหยัด และรวดเร็ว ดังนั้น การให้บริการอีเมลจึงมีหลายรูปแบบ ดังนี้

         1. อีเมลจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต คือ อีเมลที่ได้มาเมื่อเราสมัครเป็นสมาชิกของผู้ให้บริการด้านอินเทอร์เน็ต (ISP : Internet Service Provider)โดยการซื้อชั่งโมงการอินเทอร์เน็ตเป็นบริการเพิ่มเติมให้แก่ลูกค้า และเป็นบริการที่จะสามารถติดต่อกับสมาชิกได้อย่างรวดเร็วสำหรับการใช้บริการอีเมลรูปแบบนี้มักจะเกิดปัญหาคือ เมื่อเราเปลี่ยนการขอให้ใช้บริการอินเทอร์เน็ตเป็นบริษัทอื่น และขอปิดบัญชีการใช้บริการจากบริษัทเดิม อีเมลที่ได้จดทะเบียนไว้กับบริษัทเดิมจะถูกยกเลิกทันที หรือ เมื่อระยะเวลาในการให้บริการอินเทอร์เน็ตหมดลงอีกเมลก็จะหมดอายุการใช้งานด้วย ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอีเมลแอดรบ่อยครั้ง เหมือนกับคนที่ย้ายบ้านบบ่อย ๆ ถ้าไม่ใช้แจ้งการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ให้กับผู้ที่ติดต่อด้วยจะทำให้การติดต่อไม่สามารถทำได้ เมื่อมีผู้ส่งจดหมายมาดารที่อยู่เดิมจะทำให้ไม่ได้รับจดหมาย และจดหมายจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่งเช่นเดียวกับระบบการสื่อสารโดยผ่านทางไปรษณีย์

         2. อีเมลจากองค์กร เช่น บริษัท สถาบันการศึกษา หน่วยงาน หรือองค์กรต่าง ซึ่งจะเป็นอีเมลที่ให้บริการเฉพาะกลุ่มบุคคลที่เป็นสมาชิกอยู่ภายใต้องค์กร นั้น ๆ เช่น Kulrapee@nvc-korat.ar.thโดยที่อยู่ Nvc-korat.ac.th  คือ  ชื่อโดเมนเนมของวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมาซึ่งสมาชิกคือ บุคลากรภายในวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมา เท่านั้น

         3. อีเมลฟรี คือ เว็บไซต์ที่ให้บริการรับส่งจดหมายบนเครื่องข่ายอินเทอร์เน็ตโดยไม่จำกัดกลุ่มบุคคล ซึ่งใครที่ต้องการใช้บริการก็สามารถที่จะเข้ามาลงทะเบียนเป็นสมาชิกเพื่อขออีเมลแอดเดรสได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ เมื่อได้รับการลงทะเบียนเป็นสมาชิกของอีเมลนั้นแล้วก็จะได้รับพื้นที่ของเมล์บ๊อกซ์เพื่อจัดเก็บจดหมาย ซึ่งมีเว็บไซต์มากมายที่ให้บริการอีเมลฟรีแก่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ต 

ขั้นตอนการขอใช้บริการอีเมล

         มีเว็บไซต์หลาย ๆ เว็บไซต์ที่เปิดบริการเมลเซิร์ฟเวอร์ เพื่อให้บริการด้านอีเมลแก่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ตทั่วไป ซึ่งเป็นอีเมลฟรี โดยให้ผู้ใช้เลือกใช้บริการได้ แต่ละคนสามารถที่จะมีอีเมลแอดเดรสของตนเองได้เกินกว่า 1 อีเมลแอดเดรส โดยมีขั้นตอนในการสมัครขอใช้บริการอีเมลฟรีจากwww.yahoo.com ซึ่งสามารถสมัครได้ ดังต่อไปนี้

  1. พิมพ์ www.yahoo.com กด  Enter  เพื่อเข้าสู่เว็บไซต์ของ www.yahoo.com

  2. คลิกเลือกที่เมนู  Web

  3. คลิกเลือก Sign Up Now  จะแสดงรูปแบบการใช้บริการอีเมลที่เว็บไซต์นี้มีให้บริการโดยมีทั้งเป็นบริการอีเมลฟรี และเป็นบริการอีเมลที่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

 4. คลิกเลือก Sign Up Yahoo! Mail เพื่อขอใช้บริการอีเมลฟรี

5. กรอรายละเอียดของผู้ขอใช้บริการเพื่อลงทะเบียนสมาชิก โดยแบ่งออกเป็น 5 ส่วน ดังมีรายละเอียด ดังนี้

ส่วนที่ 1. Create Your! ID

         1. First Name               : ชื่อ

         2. Last Name               : นามสกุล

         3. Perferred content      : เลือก Yahoo! U.S.

         4. Gender                    : เพศ

         5. Yahoo! ID                : ชื่อผู้ใช้บริการ (Username)

         สมาชิกหรือยัง ถ้ามีแล้วไซต์จะแสดงชื่ออื่นมาให้เลือก โดยจะเลือก โดยจะนำมาจากชื่อและนามสกุลผู้ขอใช้บริการ  หรือให้ตั้งชื่อใหม่ เช่น

                 

    แต่ถ้าเป็นชื่อที่ยังไม่ซ้ำกับผู้ใดจะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้

         7. Password                :  กำหนดรหัสผ่านต้องไม่ต่ำกว่า 6 ตัว

         8. Re-type Password    :  ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อเป็นการยืนยัน

ส่วนที่ 2 If You Forget Password…

         9. Security question     :  ให้เลือกคำถามเพื่อใช้ในกรณีที่เราลืมรหัสผ่าน

         10. Your answer          :  คำตอบสำหรับคำถามที่เราได้เลือกไว้ โดยจะต้องไม่ต่ำกว่า 4  ตัวอักษร

         11. Birthday                :  วัน เดือน ปีเกิด

         12. ZIP/Postal code     :  รหัสไปรษณีย์

         13. Country                :  ประเทศ

         14. Alternate E-mail    :  อีเมลอื่นๆ เช่น kulrapee@thaimail.com

                

ส่วนที่ 3 Customizing Yahoo!

         15.  Industry                :  อาชีพ

         16. Title                       :   ตำแหน่ง

ส่วนที่ 4 Verify Your Registration

         17. Enter the code shown  :  ให้พิมพ์ตัวเลขหรือตัวอักษรที่แสดงไว้ในกรอบ

                                            สี่เหลี่ยมด้านล่างเป็นการตรวจสอบการลงทะเบียน

ส่วนที่ 5 Terms of Service

         จะแสดงข้อตกลงในการลงทะเบียนเป็นสมาชิก โดยถ้าเลือก

         I Agree                           :    ยอมรับข้อตกลง และจะได้รับการลงทะเบียนเป็นสมาชิก

         I Do Not Agree                :  ถ้าไม่ยอมรับข้อตกลงก็จะถูกยกเลิกการ

                                                 ลงทะเบียนเป็นสมาชิก เมื่อลงทะเบียนเรียบร้อย

หลังจากได้รับการตอบรับจากเว็บไซต์แล้ว ก็จะทำให้เราสามารถมีอีเมลแอดเดรสเป็นของตนเอง เพื่อใช้ในการสื่อสารทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้

การเขียนและการส่งจดหมาย

         ขั้นตอนการเขียนและการส่งจดหมายสามารถทำได้ ดังต่อไปนี้

  1. ทำการ Log in เพื่อเปิดเมลบ๊อกซ์ขึ้นมาใช้งาน โดยต้องกำหนด ดังนี้

                  Yahoo! ID   :  ชื่อผู้ใช้บริการ (Username)

                  Password    :  รหัสผ่านที่ได้กำหนดไว้

         Remember my ID on this computer :  เมื่อคลิกเลือกแล้วจะทำให้ในครั้งต่อไป หลังจาก

กำหนด Yahoo! ID แล้วจะไม่ต้องป้อนรหัสผ่านในการ Log in อีก เพราะได้จำรหัสผ่านไว้ให้

         2. Sign in  :  คลิกที่ Sign in เพื่อทำการตรวจสอบ Yahoo! ID และ Password เมื่อถูกต้องแล้วจึงจะสามารถเข้าไปใช้งานภายใน Yahoo! Mail ได้

         3. หลังจากตรวจสอบ Yahoo! ID และ Password ถูกต้อง

   4. ถ้าต้องการตรวจสอบจดหมายที่เข้ามาในเมลบ็อกซ์ ให้คลิกที่  Check Mail

         5. ถ้าต้องการที่จะเขียนจดหมายให้คลิกที่ Compose

 องค์ประกอบของจดหมายจะประกอบด้วย 3 ส่วนดังต่อไปนี้

  ส่วนของหัวเรื่อง ประกอบด้วย

         1. To                  :  อีเมลแอดเดรสของผู้รับจดหมาย เช่น kulrapee@thaimil.com

         2. Subject           : หัวเรื่องของจดหมาย

         3. Attach Files     : การแนบไฟล์ชนิดต่างๆ ไปกับจดหมาย เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง

 เมื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการแนบได้แล้ว

               Attach Files   : สั่งให้นำไฟล์ที่เลือกไปแนบกับจดหมายที่ต้องการส่ง

               Cancel          :  ยกเลิกการแนบไฟล์

ส่วนที่ใช้สำหรับการเขียนจดหมาย

               จะคล้ายกับกระดาษเปล่า แต่จะสามารถเลือกรูปแบบของการเขียนจดหมายได้หลากหลายมากกว่าการเขียนจดหมายลงบนกระดาษเปล่าทั่วไป  ซึ่งจะช่วยทำให้จดหมายดูน่าสนใจยิ่งขึ้น

         หมายเลข  1. Spell Check               ตรวจสอบคำผิด

         หมายเลข  2. Cut                           การตัดข้อความ

         หมายเลข  3. Copy                         การคัดลอกข้อความ

         หมายเลข  4. Paste                         การวางข้อความ

         หมายเลข  5. Font Face                   รูปแบบตัวอักษร

         หมายเลข  6. Font Size                    ขนาดของตัวอักษร

         หมายเลข  7. Bold                           ตัวอักษรแบบตัวหนา

         หมายเลข  8. Italic                          ตัวอักษรแบบตัวเอียง

         หมายเลข  9. Underline                    การเขียนเส้นใต้ข้อความ

         หมายเลข  10. Text Color                 กำหนดสีของตัวอักษร

         หมายเลข  11. Highlight Color           สีสำหรับการเน้นข้อความ หรือตัวอักษร

         หมายเลข  12. Insert Emotion           สัญลักษณ์แสดงอารมณ์และความรู้สึกแบบต่างๆ

         หมายเลข  13. Create Hyperlink        การสร้างการเชื่อมโยง (Link)

         หมายเลข  14. Align Text                 การจัดรูปแบบการพิมพ์ เช่น กึ่งกลาง ชิดซ้าย ชิดขวา

         หมายเลข  15. List                            การเลือกหัวข้อแบ่งออกเป็น

                  Numbered List :                     หัวข้อเป็นรูปแบบของตัวเลข

                  Bulleted List     :                    หัวข้อเป็นรูปแบบของสัญลักษณ์

         หมายเลข  16. Decrease Indent         การลดย่อหน้า

         หมายเลข  17. Increase Indent          การเพิ่มย่อหน้า

         หมายเลข  18. Apply Stationery         การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของการใช้อีเมล

คำสั่งสำหรับการส่งจดหมาย

ส่วนที่ 1 คำสั่งที่ใช้สำหรับการส่งจดหมาย

         Send : คำสั่งเพื่อให้เมลไคลเอนท์ทำการส่งจดหมาย

         Save as draft : บันทึกจดหมายเป็นสำเนาเก็บไว้เพื่อสามารถตรวจสอบจดหมายภายหลังได้

         Cancel : ยกเลิกการส่งจดหมาย

ส่วนที่ 2 Use my signature

         เปรียบเสมือนกับการเขียนจดหมายด้วยกระดาษพร้อมทั้งเซ็นลายมือชื่อกำกับในจดหมายด้วย เพื่อป้องกันการปลอมแปลงจดหมาย

         เมื่อได้จัดส่งจดหมายให้เรียบร้อยแล้ว yahoo! Mail จะแจ้งให้ผู้ขอให้บริการทราบทันที เพื่อจะได้ทราบว่าจดหมายที่ถูกส่งไปนั้นได้ถึงมือผู้รับแล้ว หรือมีปัญหาในการส่งจดหมายเกิดขึ้น

         เมื่อจดหมายที่ส่งไปแล้วไม่สามารถที่จะส่งไปถึงมือผู้รับได้ เช่น กรณีที่ที่อยู่ของผู้รับไม่ถูกต้อง จะแจ้งการตีกลับของจดหมายมายังผู้ส่ง

องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย

         เมนูหลัก ประกอบด้วย 4 เมนู ดังต่อไปนี้

1. Inbox  : กล่องจดหมายเข้า

         จะแสดงจดหมายที่มีอยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมด โดยจะจัดเรียงตามวันที่ของจดหมายที่เข้ามา

2. Sent    : กล่องจดหมายออก

         จะแสดงจดหมายที่ได้เขียนและส่งออกไปยังผู้รับ โดยจะจัดเรียงตามลำดับของการส่งจดหมายออกก่อนหลัง

3. Draft   : กล่องเก็บสำเนาจดหมาย

         ในบางครั้งเมื่อส่งจดหมายออกไปแล้วจ้องการที่จะเก็บจดหมายไว้เพื่ออ่าน หรือเพื่อดูว่าได้ส่งจดหมายไปยังใครบ้าง หรือเมื่อต้องการที่จะส่งจดหมายฉบับเดิมอีกก็จะไม่ต้องเสียเวลาในการเขียนจดหมายใหม่ สามารถนำจดหมายที่อยู่ในกล่องเก็บสำเนาจดหมายมาใช้ส่งต่อไปยังผู้รับได้เลย เช่นเดียวกับวิธีของงานธุรการด้านเอกสารที่เมื่อได้ทำหนังสือของหน่วยงานส่งออกไปยังหน่วยงานอื่นๆ แล้ว จำเป็นที่จะต้องเก็บสำเนาไว้เพื่อที่จะสามารถกลับมาตรวจอบการส่งจดหมาย หรือเพื่อที่จะสามารถค้นหาเอกสารที่ได้ทำการส่งไปแล้วในภายหลังได้

4. Trash   : ถังขยะ

         เมื่อเราได้อ่านจดหมายจากกล่องจดหมายเข้าเรียบร้อยแล้ว ก็ควรจะลบจดหมายฉบับนั้นออก เพราการสมัครอีเมล์ฟรีนั้น เมล์เซิร์ฟเวอร์จะให้พื้นที่ในการจัดเก็บจดหมายจำนวนไม่มากนัก เช่น 10 MB, 5 MB, 2 MB เป็นต้น ดังนั้น ถ้าภายในกล่องจดหมายเรา

เก็บจดหมายไว้มาก จะทำให้พื้นที่ของกล่องจดหมายเต็มแล้วจะไม่สามารถ รับจดหมายอื่นๆ ที่จะเข้ามาใหม่ได้อีกเพราะกล่องรับจดหมายเต็มแล้ว

Addresses

         Addresses คือ การบันทึกอีเมล์แอดเดรสของบุคคลต่างๆ ไว้ในเมล์บ็อกซ์เช่นเดียวกับการบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อนไว้ในเครื่องโทรศัพท์มือถือ เพื่อสะดวกในการสื่อสารกันในครั้งต่อไป ซึ่งเราจะไม่ต้องพิมพ์อีเมล์แอดเดรสของบุคคลคนนั้นอีก เพียงแต่เปิดดูเมนูแอดเดรสขึ้นมาแล้วจะสามารถเลือกที่อยู่ของบุคคลที่ต้องการเขียนจดหมายไปถึงได้ทันที

         เมื่อเราส่งจดหมาย จะสามารถกำหนดให้บันทึกอีเมล์แอดเดรสที่ได้ส่งจดหมายออกไปนั้นเก็บไว้ใน Addresses ได้ทันที เพียงแต่คลิก Add to Addresses Book

         โดยสามารถกำหนดได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

         1. เมื่อกำหนดให้ส่งจดหมายจากเมล์ไคลเอนท์เรียบร้อยแล้ว จะแสดงชื่อของอีเมล์แอดเดรสที่ได้ทำการส่งจดหมายไปให้ เพื่อแจ้งผลของการส่งว่าได้สามารถจัดส่งจดหมายจากเมล์ไคลเอนท์ของผู้ส่งไปยังเมล์เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับเรียบร้อยแล้ว

         2. ถ้าต้องการบันทึกอีเมล์แอดเดรสที่ได้ทำการจัดส่งจดหมายเรียบร้อยแล้ว จะมีเมนูคำสั่งให้เลือกอยู่ด้านล่างว่า  "Add to Addresses Book" ให้ทำการคลิกได้เรื่อง

         3. จะปรากฏหน้าต่างสำหรับให้กำหนดรายละเอียดของเจ้าของอีเมล์ที่ต้องการบันทึกไว้ ดังนี้

         First Name   : ชื่อ

         Last Name    : นามสกุล

         Nickname     : ชื่อเล่น

         4. จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายละเอียดของอีเมล์ที่ได้ทำการบันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว

         5. โดยจะมีปุ่มคำสั่งให้สามารถเลือกการทำงานได้ ดังต่อไปนี้

         Delete : ลบอีเมล์แอดเดรสที่ได้ทำการบันทึกแล้ว

         Send Mail : เมื่อต้องการส่งจดหมาย โดยเลือกที่อยู่จากอีเมล์ที่ได้บันทึกไว้

         Move to Category... : จัดกลุ่มของอีเมล์แอดเดรส

         6. การจัดกลุ่มของอีเมล์แอดเดรส เมื่อคลิกที่ Move to Category...

         เลือกที่ [New Category] และกำหนดชื่อของโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมล์แอดเดรสพร้อมทั้งเลือกชื่อเจ้าของอีเมล์ที่ได้บันทึกรายละเอียดเรียบร้อยแล้ว เพื่อนำไปจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ได้กำหนดขึ้นจาก Selected Contacts :

         เมื่อกำหนดทั้งโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมล์แอดเดรส และเลือกชื่อเจ้าอีเมล์ที่ต้องการจัดเก็บแล้ว ให้คลิกเลือกที่ Move Contacts เพื่อทำการบันทึกต่อไป

         ถ้ากำหนดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว แต่ไม่ต้องการจัดเก็บ ให้คลิกที่ Cancel เพื่อยกเลิกการทำงาน

Calendar

         Calendar คือ ปฏิทินสำหรับบันทึกตารางการปฏิบัติงาน โดยจัดแบ่งเป็นวัน สัปดาห์ เดือน ปี และเรียงตามเหตุการณ์ เพื่อช่วยให้สะดวกในการค้นหา

Notepad

         Notepad เปรียบเสมือนสมุดบันทึกช่วยจำ โดยให้พิมพ์ข้อความต่างๆ ที่ต้องการบันทึกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ และสามารถที่จะเปิดออกมาอ่านเมื่อใดก็ได้ โดยกำหนดการบันทึกได้ ดังต่อไปนี้

                       

         1. เลือกเมนู Notepad

         2. พิมพ์ข้อความที่ต้องการบันทึกในช่อง Notes

         3. ถ้ายังไม่มีโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บเลือกที่ Save and Add Another จะปรากฏข้อความเพื่อให้กำหนดชื่อของโฟลเดอร์ใหม่

         4. ถ้าได้กำหนดโฟลเดอร์ไว้แล้วจะสามารถเลือกชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บจากช่องFolder ได้ทันที

         5. แสดงรายการที่ได้บันทึกไว้ใน Notepad

         6. ถ้าต้องการเพิ่มบันทึกข้อความ ให้คลิกที่ Add Note

         7. ถ้าต้องการเมโฟลเดอร์ ให้เลือกที่ Add Folder

         8. เมื่อต้องการที่จะอ่านบันทึกเรื่องใด ให้คลิกที่เรื่องนั้น จะปรากฏเนื้อหาของข้อความทั้งหมดออกมา

         9. แต่ถ้าต้องการลบบันทึกข้อความเรื่องใด ให้คลิกเลือกที่ช่องด้านหน้าข้อความนั้น จะปรากฏเครื่องหมาย สี่เหลี่ยมข้างในมีเครื่องหมายถูก แล้วให้คลิกที่ Delete จะทำการลบบันทึกข้อความที่เลือกนั้นทันที

การอ่านจดหมาย

         ภายในกล่องจดหมายเข้า จะแสดงจดหมายที่อยู่ภายใต้กล่องเก็บจดหมายนี้ เมื่อเราคลิกที่Inbox จะปรากฏรายการของจดหมายที่มีอยู่ ถ้าต้องการที่จะอ่านจดหมายฉบับใด ให้คลิกที่ตัวจดหมายนั้น แล้วจะแสดงรายละเอียดของเนื้อหาในจดหมายพร้อมทั้งจะมีหัวจดหมายเพื่อให้เราทราบถึงที่มาของจดหมายได้ ดังนี้

         Date      : วันที่ได้รับจดหมาย

         From      : ชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งจดหมาย

         Subject   : หัวเรื่องของจดหมาย

         To          : ที่อยู่ของผู้รับ

การตอบจดหมายกลับ

         เมื่ออ่านจดหมายแล้วต้องการที่จะส่งจดหมายเพื่อตอบกลับไปยังผู้ส่ง สามารถเลือก Reply เราจะไม่ต้องพิมพ์ชื่อผู้รับอีก เพราอีเมล์จะนำชื่อของผู้ส่ง มาชื่อผู้รับ พร้อมทั้งชื่อเรื่องก็จะเป็นชื่อเรื่องเดิม ทำให้ผู้รับจดหมายสามารถเข้าใจเนื้อหาของจดหมายได้ดียิ่งขึ้น โดยกำหนดการส่งได้ ดังนี้

         1. Reply To Sender          : ตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่ง

         2. Reply To Everyone      : ตอบกลับทุกคน

         เมื่อตอบจดหมายเรียบร้อยแล้ว สามารถที่จะเลือก

         1. Send เพื่อส่งจดหมาย

         2. Save as a Draft เพื่อบันทึกจดหมายไว้ที่กล่องเก็บสำเนาจดหมาย

         3. Cancel ยกเลิกการส่งจดหมาย

การส่งต่อจดหมาย

     

         การส่งต่อจดหมาย หมายความว่า เมื่อเราส่งจดหมายฉบับนี้ไปยังบุคคลอื่นๆ อีก คล้ายกับระบบจดหมายเวียนที่สามารถส่งต่อไปยังบุคคลอื่นๆ ได้อีกเป็นจำนวนมาก โดยไม่ต้องเสียงเวลาที่จะเขียนจดหมายทีละฉบับเพื่อส่งให้แต่ละคน จะเป็นการช่วยลดเวลาในการเขียนจดหมาย และยังสามารถทำเป็นสำเนาเพื่อส่งต่อไปยังบุคคลอื่นๆ ได้อีกด้วย โดยวิธีการส่งต่อจดหมายสามารถทำได้ ดังนี้

         เมื่อคลิกเลือกจดหมายขึ้นมาอ่านแล้ว จะทำการส่งต่อไปให้เพื่อนคคนอื่นอีก ให้เลือกที่Forward จะปรากฏเมนูให้เลือก ดังนี้

         1. As Inline Test     : จะปรากฏเนื้อหาเดิมของจดหมายที่เราได้รับแสดงออกมาเพียงแต่พิมพ์ที่อยู่ของผู้รับลงไปเราก็สามารถทำการส่งต่อจดหมายไปยังผู้อื่นได้ โดยที่มีเนื้อหาของจดหมายเหมือนเดิม และสามารถเพิ่มเติมข้อความใหม่ได้

         2. As Attachment   : เป็นการทำจดหมายที่ต้องการส่งต่อไปยังบุคคลอื่น ให้เป็นการแนบไฟล์ข้อมูล เช่น เมื่อเราได้รับข่าวสารที่สำคัญมาทางอีเมล์ แล้วต้องการส่งต่อไปให้เพื่อน สามารถที่จะทำไฟล์นั้นให้เป็นการแนบไฟล์เพื่อเป็นการยืนยันข้อมูลได้

การลบจดหมาย

         เมื่อได้อ่านจดหมายแล้ว แบะถ้าไม่ต้องการเก็บจดหมายฉบับนี้ไว้อ่านอีก เราก็จะทำการลบจดหมายฉบับนั้นทิ้ง เพราะการใช้งานในอีเมลนั้นเราจะได้รับเนื้อที่จากเมลเซิร์ฟเวอร์ในการเก็บจดหมายจำหน่วยจำกัด ขึ้นอยู่กับแต่ละเมลเซิร์ฟเวอร์จะกำหนด ดังนั้น ถ้าเราเก็บจดหมายทุกฉบับไว้ก็จะทำให้ตู้เก็บจดหมายของเราเต็มได้ หรือจำนวนจดหมายที่มากเกินไปเมื่อเราต้องการที่จะอ่านจดหมายฉบับเก่าอาจต้องใช้เวลานานในการค้นหาจดหมายฉบับนั้น ดังนั้น เราจึงต้องทำการลบจดหมายที่ไม่ต้องการทิ้งไปจากกล่องเก็บจดหมายของเรา

         ซึ่งวิธีในการลบจดหมายทิ้งสามารถทำได้ ดังนี้

         1. คลิกไปที่กล่องจดหมายเข้า (Inbox) เพื่อให้รายการของจดหมายที่อยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมดออกมา

         2. เมื่อต้องการลบจดหมายฉบับใด ให้คลิกที่กรอบสื่เหลี่ยมที่อยู่หน้าจดหมายแต่ละฉบับจะเกิดสัญลักษณ์ ü

         3. ให้คลิกเลือกปุ่มคำสั่ง Delete เพื่อสั่งให้ลบจดหมายออกจากกล่องจดหมาย

         4. จะแสดงข้อความเพื่อให้ยืนยันความต้องการที่จะลบจดหมายจากกล่องเก็บจดหมายเมื่อต้องการที่จะลบจดหมายฉบับนั้นจริง ให้คลิกเลือกที่ปุ่ม Delete แต่ถ้ายังไม่ต้องการลบจดหมายออก ให้คลิกที่ปุ่ม Don’t Delete แล้วจดหมายจะไม่ถูกลบออกจากกล่องเก็บจดหมาย

         เพียงทำตามขั้นตอนดังกล่าวแล้ว จะทำให้เราสามารถลบจดหมายที่ไม่ต้องการออกจากกล่องเก็บจดหมายได้ แต่การลบจดหมายนั้น จดหมายที่ถูกทำการลบออกไปแล้วจะยังไม่ถูกลบออกไปจากหน่วยความจำอย่างแท้จริง แต่จะถูกนำไปทิ้งไว้ที่ขยะ (Trash) เช่นเดียวกับการลบไฟล์ต่างๆ ของMicrosoft Windows ที่จะนำไฟล์ที่ถูกลบไปเก็บไว้ที่ Recycle Bin ซึ่งจะสามารถกู้จดหมายที่ถูกลบไปแล้วกลับคืนมาได้

การกู้จดหมายกลับคืน

         การกู้จดหมายกลับคืนสามารถทำได้ ดังต่อไปนี้

         1. คลิกที่ Trash

         2. คลิกเลือกจดหมายที่ต้องการกู้กลับคืน

         3. คลิกที่ Move เพื่อกำหนดสถานที่ที่จะนำจดหมายจากถังขยะ (Trash) ไปเก็บไว้

                  1. [New Folder] ให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ต้องการจะเก็บจดหมาย หรือ

                  2. Inbox ให้นำจดหมายไปเก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้า หรือ ถ้าได้มีการสร้างโฟลเดอร์ไว้แล้ว จะแสดงชื่อของโฟลเดอร์นั้นออกมากแสดงเพื่อให้เราเลือก

         4. แต่ถ้าต้องการลบจดหมายฉบับนี้ออกจากถังขยะ (Trash) ก็เพียงแต่คลิกเลือกจดหมายแล้วให้คลิกที่ Delete จะเป็นการลบจดหมายออกจากถังขยะ (Trash) ทันที และจะไม่สามารถกู้จดหมายกลับคืนได้อีกต่อไป